La fattura elettronica è un documento digitale che ha lo stesso valore legale e fiscale della tradizionale fattura cartacea.
Introdotta per la prima volta nel 2014 e resa poi obbligatoria per quasi tutte le categorie di professionisti e imprese, la fattura elettronica ha rivoluzionato il modo di gestire la contabilità, portando con sé una serie di vantaggi e qualche piccola sfida.
Tra i vantaggi più significativi della fatturazione elettronica troviamo:
Risparmio di tempo e denaro: addio a carta, stampa, imbustamento e spedizione, con un conseguente risparmio economico e di tempo prezioso.
Maggiore sicurezza e tracciabilità: la firma elettronica garantisce l’autenticità del documento, mentre l’invio tramite Sistema di Interscambio (SdI) ne assicura la tracciabilità.
Riduzione degli errori: la compilazione guidata dei software riduce al minimo il rischio di errori di calcolo o di compilazione.
Semplificazione della gestione contabile: la conservazione digitale delle fatture facilita l’archiviazione e la ricerca dei documenti.
Tra gli svantaggi, invece, possiamo annoverare:
Necessità di adeguamento tecnologico: è necessario dotarsi di un software per la compilazione e l’invio delle fatture elettroniche.
Difficoltà iniziali di apprendimento: l’utilizzo di un nuovo sistema può comportare un periodo di adattamento iniziale.
Nonostante qualche piccolo svantaggio, la fatturazione elettronica ha portato indubbiamente numerosi vantaggi, contribuendo alla digitalizzazione e alla semplificazione degli adempimenti fiscali.
Oltre i confini nazionali: fatturare ad aziende UE
Anche per le fatture emesse verso aziende appartenenti all’Unione Europea vige l’obbligo di fatturazione elettronica. In questo caso, è fondamentale inserire il codice VAT-ID del cliente estero e verificare che sia presente nel sistema VIES (Vat Information Exchange System), che ne attesta la validità.
Con l’avvento della fatturazione elettronica, non è più obbligatorio avere un registro cronologico delle fatture. La numerazione deve essere progressiva per anno solare o, in alternativa, è possibile utilizzare una sequenza alfanumerica che garantisca l’unicità di ogni documento.
Il codice SDI (Sistema di Interscambio) è un codice alfanumerico di 7 caratteri che identifica univocamente il soggetto che riceve la fattura elettronica. Il suo utilizzo è obbligatorio per tutte le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione (PA). Per le fatture emesse tra privati, invece, il codice SDI non è obbligatorio, ma è comunque consigliabile inserirlo per velocizzare l’invio e la ricezione del documento.
La fatturazione elettronica, nonostante le iniziali difficoltà di adattamento, si è affermata come un sistema più efficiente, sicuro e sostenibile per la gestione della contabilità. La sua adozione, ormai irrinunciabile, rappresenta un passo importante verso la digitalizzazione e la semplificazione dei processi amministrativi.
